La excepción que debes comprobar
Un documento no queda fuera solo por llamarse «informe». Los informes pedidos antes de dictar la resolución, tanto obligatorios como facultativos, sí deben incorporarse al expediente.
Cómo distinguirlos
Una nota auxiliar ayuda al trabajo interno y no constituye una actuación del procedimiento. En cambio, una solicitud, una prueba, un informe pedido formalmente, una propuesta o una notificación pueden influir en la decisión y deben poder localizarse en el expediente cuando corresponda.
Qué hacer si falta un documento relevante
Identifica el documento, explica por qué consideras que forma parte del procedimiento y pide una copia al órgano que lo tramita. Guarda el justificante y protege cualquier plazo de alegaciones o recurso que ya esté corriendo.
El nombre del archivo no decide por sí solo
Para saber si el documento debe formar parte del expediente, revisa qué función cumplió. Si sirvió de antecedente o fundamento de la resolución, documentó una actuación del procedimiento o fue pedido formalmente antes de resolver, su contenido puede ser relevante aunque se titule «nota» o «comunicación interna».
Cómo formular la petición
Describe el documento por su fecha, autor, asunto o referencia y pide que se indique si está incorporado al expediente. Si la Administración lo considera información auxiliar, solicita que explique qué naturaleza tiene y por qué no forma parte del procedimiento. Esta petición no paraliza automáticamente el plazo que tengas para alegar o recurrir.