Ejemplos habituales
La ley menciona notas, borradores, opiniones, resúmenes y comunicaciones e informes internos entre órganos o entidades administrativas. Lo importante no es solo el nombre del archivo, sino la función que cumple.
Un ejemplo práctico
Un borrador de resolución que todavía se está preparando puede ser información auxiliar. La resolución firmada y notificada, en cambio, sí es una actuación del procedimiento y debe incorporarse al expediente.
La diferencia con un informe del procedimiento
Los informes pedidos antes de resolver se incorporan al expediente aunque sean facultativos, es decir, aunque la norma no obligue a solicitarlos. Por eso un documento llamado «informe» no queda excluido automáticamente.
Dónde aparece este término
Puede aparecer cuando solicitas acceso y copia de un expediente y comparas la documentación recibida con su índice.
Qué criterio debes aplicar
La exclusión no depende únicamente de que el documento sea interno. Debes distinguir el material de trabajo que prepara una actuación de los documentos que registran una decisión, una prueba, un informe solicitado o una comunicación que produce efectos dentro del procedimiento.
Qué puedes pedir si tienes dudas
Compara el índice con las referencias que aparecen en la resolución, los informes y las notificaciones. Si se cita un documento que no has recibido, identifícalo y pide acceso o una explicación concreta. No necesitas afirmar de antemano que la exclusión es ilegal: basta con indicar por qué el documento puede ser antecedente o fundamento de la decisión.