Qué debe contener
El secretario debe indicar quién asistió, el orden del día, dónde y cuándo se celebró la sesión, los puntos principales de las deliberaciones y el contenido de los acuerdos.
Ejemplo práctico
Una comisión se reúne para decidir sobre tres asuntos. El acta identifica a las personas asistentes, recoge esos tres puntos y deja constancia del acuerdo alcanzado en cada uno.
Cuándo se aprueba
Puede aprobarse en la misma sesión o en la siguiente. El secretario la prepara con el visto bueno de la presidencia y puede enviarla electrónicamente a los miembros para que expresen su conformidad o reparos.
Qué ocurre si se graba la sesión
La grabación, la certificación de su autenticidad e integridad y los documentos electrónicos usados pueden acompañar al acta. En ese caso no es necesario reproducir en ella los puntos principales de las deliberaciones. Los ficheros deben conservarse de forma íntegra y accesible para los miembros.
Diferencia con una certificación de acuerdos
El acta documenta la sesión completa. La certificación acredita uno o varios acuerdos concretos y puede pedirla quien demuestre un interés legítimo.
Cómo pueden formularse observaciones
Cuando el acta se envía electrónicamente a los miembros, estos pueden manifestar por el mismo medio su conformidad o reparos. Si existe conformidad, se considera aprobada en la misma sesión. Las reglas específicas del órgano pueden precisar el procedimiento y los plazos.
Qué no debes esperar del acta
El acta recoge los puntos principales de las deliberaciones, no una transcripción literal de cada intervención, salvo que la normativa del órgano establezca algo distinto. Si necesitas que conste una posición concreta, pide durante la sesión que se incorpore y revisa el borrador. La grabación, cuando existe, debe conservarse con garantías de autenticidad e integridad.
Fuente oficial
Ley 40/2015, artículo 18: actas.
Relacionado
- Pedir la certificación de un acuerdo
- Comprobar la convocatoria de la sesión
- Saber si la sesión puede celebrarse a distancia