Qué debe incluir
Debe contener información en un formato que pueda identificarse y tratarse por separado. También necesita datos que lo individualicen, una referencia temporal, los metadatos mínimos y las firmas electrónicas que correspondan.
Qué son los metadatos
Son datos asociados al archivo que describen aspectos como su origen, fecha o relación con un expediente. Ayudan a gestionar el documento y a conservar su contexto.
Un ejemplo práctico
Una resolución descargada de una sede puede incorporar una firma electrónica o un código seguro de verificación. Estos elementos permiten contrastar el documento con el que conserva el organismo.
Documento y expediente no son lo mismo
El documento es una pieza concreta. El expediente administrativo electrónico reúne de forma ordenada los documentos y actuaciones de un procedimiento.
Cómo comprobar su autenticidad
Abre el documento desde la sede o el expediente y busca la firma, el sello o el código seguro de verificación. Utiliza el servicio de cotejo indicado por el propio organismo, no un buscador genérico. El resultado debe permitir relacionar la copia que tienes con el documento conservado por la Administración.
Qué hacer si faltan datos o no puede verificarse
Anota el número de expediente, la fecha de descarga y el mensaje obtenido. Pide una copia verificable al órgano emisor si el archivo está dañado, no muestra el firmante o el código no funciona. Conserva el original recibido: renombrarlo no suele alterar su validez, pero editar el contenido sí puede impedir la comprobación.